Cách viết và xuất hóa đơn hàng cho biếu tặng

Cách viết và xuất hóa đơn hàng biếu tặng cho doanh nghiệp được thực hiện như thế nào? Những lưu ý khi viết hóa đơn quà biếu tặng là gì?

Công ty Hoàn Cầu chia sẻ vấn đề này ngay dưới đây.

Hàng biếu tặng là gì?

Hàng biếu tặng là một phần được các doanh nghiệp thực hiện để đưa vào trong doanh nghiệp. Nhằm để phục vụ quá trình sản xuất kinh doanh thuận lợi. Vậy đối với mặt hàng biếu tặng có cần phải xuất hóa đơn hay không?

Hóa đơn hàng cho biếu tặng

Theo khoản 7 Điều 3 Thông tư 26/2015/TT-BTC “Người bán phải lập hóa đơn bán hàng hóa, dịch vụ, bao gồm cả trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để quảng cáo, khuyến mãi, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động.”

Vậy khi thực hiện xuất hàng để cho biếu tặng doanh nghiệp sẽ phải xuất hóa đơn hàng biếu tặng.

Tại khoản 9 Điều 3 Thông tư 26/2015/TT-BTC quy định cách viết hóa đơn hàng cho biếu tặng như sau: “Đối với hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động thì phải lập hóa đơn giá trị gia tăng ( GTGT) hoặc hóa đơn bán hàng, trên các hóa đơn ghi đầy đủ các chỉ tiêu và tính thuế GTGT như hóa đơn xuất bán hàng hóa, dịch vụ cho khách hàng.”

Mẫu hóa đơn hàng biếu tặng

Xử lý chi phí quà biếu tặng

Theo Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC: Mọi khoản chi nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau sẽ được tính để khấu trừ thuế TNDN ( thu nhập doanh nghiệp):

Quà biếu tặng cho khách hàng

• Đây là khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến HĐSX (hoạt động sản xuất), kinh doanh của doanh nghiệp;
• Là khoản chi có đủ chứng từ, hóa đơn hợp pháp;
• Là khoản chi nếu có đơn mua hàng hóa, dịch vụ có trị giá trên 20 triệu đồng ( đã bao gồm thuế GTGT) thì khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

Quà biếu tặng cho nhân viên

Ngoài những điều kiện trên, tổng số chi quà tặng nhân viên không quá 1 tháng lương bình quân thực tế trong năm tính thuế của doanh nghiệp.

Cách viết hóa đơn hàng biếu tặng

• Nếu giá trị quà tặng dưới 200.000 đồng hoặc người nhận không có nhu cầu lấy hóa đơn ( không phân biệt giá trị quà tặng): Cuối mỗi ngày, doanh nghiệp lập chung 1 hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) ghi số tiền thể hiện trên dòng tổng cộng của bảng kê, sau đó đưa cho người mua ký tên và giữ liên giao, các liên khác luân chuyển theo quy định.
• Nếu giá trị quà tặng trên 200.000 đồng thì doanh nghiệp thực hiện việc lập hóa đơn riêng cho từng khách hàng được biếu, được tặng.

Những lưu ý khi viết hóa đơn quà biếu tặng

• Về thông tin của người mua:
  • Nếu người được cho biếu tặng không nhận hóa đơn thì ghi rõ “ Người mua không nhận hóa đơn”.
  • Nếu người được biếu tặng nhận hóa đơn thì ghi đầy đủ, thông tin chi tiết của người nhận hóa đơn.
• Về hình thức thanh toán: vì cho biếu tặng không thu tiền nên chúng ta gạch chéo.
• Về phần nội dung của “Tên hàng hóa dịch vụ” phải ghi thêm “ Hàng tặng không thu tiền” để lấy đó làm căn cứ hạch toán vào chi phí.
• Về phần đơn giá tính thuế GTGT đối với hàng biếu, tặng là giá tính thuế GTGT của hàng hóa, dịch vụ cùng loại hoặc tương đương tại thời điểm xảy ra phát sinh của các hoạt động này.

Qua nội dung bài viết này, hy vọng đây sẽ là thông tin hữu ích dành cho các doanh nghiệp, kế toán báo cáo thuế khi thực hiện xuất hóa đơn hàng biếu tặng.

Xem thêm: Thuế nhà thầu là gì? Cách tính thuế nhà thầu nước ngoài