Đối chiếu công nợ là gì? Mẫu biên bản đối chiếu công nợ mới
- 10 thg 9, 2021
- 10 phút đọc
Đã cập nhật: 6 ngày trước
Đối chiếu công nợ là gì? Là hành động của các doanh nghiệp khi so sánh những khoản công nợ trên sổ sách với số liệu trên hợp đồng, thực tiễn khi thực hiện giao dịch. Khi thực hiện đối chiếu, doanh nghiệp cần thu thập chứng cứ xác thực của các bên liên quan về số liệu trên sổ sách là đúng thực tế. Mục đích của việc lập biên bản đối chiếu công nợ là kiểm tra tình trạng thanh toán tiền giữa bên bán và bên mua, đặc biệt là các hóa đơn có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên để xem những bên liên quan có thực hiện đúng theo quy định hay không.
MỤC LỤC
Đối chiếu công nợ là gì?
Trong quá trình giao thương, trao đổi sản phẩm, hàng hóa thường xuất hiện những tài khoản chính được xem là công nợ. Đó là các tài khoản chính chưa kịp thanh toán bởi khách hàng với doanh nghiệp hoặc các bên liên quan.
Doanh nghiệp sẽ so sánh các khoản công nợ trên sổ sách với những số liệu trên hợp đồng, thực tiễn khi thực hiện các giao dịch. Đồng thời, khi thực hiện đối chiếu, doanh nghiệp cần thu thập chứng cứ có xác nhận của các bên liên quan về số liệu trên sổ sách là đúng thực tế. Trong công ty, người theo dõi công nợ gọi là kế toán công nợ.
Có hai loại công nợ chính: công nợ phải thu và công nợ phải trả.
Công nợ phải thu: Là những khoản tiền bán hàng hóa, sản phẩm hoặc cung cấp dịch vụ cho khách hàng nhưng chưa thu tiền ngay. Khi theo dõi công nợ phải thu, kế toán công nợ cần lưu ý những điểm sau:
Hạch toán cụ thể theo từng đối tượng và từng lần phát sinh.
Theo dõi quá trình thanh toán để gửi giấy đề nghị, công văn thanh toán cho khách hàng.
Tập hợp và lưu trữ những chứng từ, giấy tờ liên quan đến công nợ. Biên bản đối chiếu công nợ cuối cùng cần có chữ ký của hai bên để tránh những rắc rối sau này.
Đối với những khoản công nợ quá hạn hoặc khó đòi, kế toán công nợ cần báo lên cấp trên để có phương án xử lý kịp thời, tránh thất thoát tiền của doanh nghiệp.
Công nợ phải trả: Gồm các khoản mà doanh nghiệp phải trả cho bên cung cấp dụng cụ, vật tư, nguyên vật liệu, dịch vụ, hàng hóa,… mà trước đó chưa thanh toán tiền. Khi theo dõi công nợ phải thu, kế toán cần lưu ý những điểm sau:
Hạch toán cụ thể theo từng đối tượng và nhóm đối tượng.
Theo dõi sát sao và thanh toán đúng hạn cho những nhóm đối tượng nhằm đảm bảo uy tín của doanh nghiệp và đúng luật đối với các khoản phải nộp cho Nhà nước.
Đối với những khoản nợ chưa có hóa đơn, kế toán vẫn phải theo dõi ngoài. Khi có hóa đơn thì mới được cập nhật vào sổ sách.
Bên cạnh hai khoản chính, kế toán phải theo dõi những khoản công nợ phải thu khác: tạm ứng, thu tiền bồi thường, thu hộ nội bộ,… và các khoản phải trả khác: trả lương, trợ cấp cho nhân viên, phải trả nội bộ, khoản phải nộp ngân sách cho Nhà nước.
Mục đích lập biên bản đối chiếu công nợ là gì?
Sau khi biết “Biên bản đối chiếu công nợ là gì?”, bạn cần biết mục đích của giấy tờ này. Biên bản đối chiếu công nợ giữa nhà cung cấp và khách hàng là giấy tờ quan trọng khi quyết toán thuế. Nó là căn cứ để kiểm tra tình trạng thanh toán tiền hàng giữa bên bán và bên mua, đặc biệt trong những hóa đơn có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên nhằm xem các bên liên quan có thực hiện đúng theo quy định hay không.
Ngoài ra, biên bản đối chiếu công nợ còn giúp kế toán kiểm soát được tình hình thanh toán những khoản nợ của doanh nghiệp mình với nhà cung cấp hoặc xem khách hàng có thực hiện đúng với nội dung trong hợp đồng kinh tế đã ký hay không? Số nợ còn lại có đúng với tình hình thực tế hay không? Đây là điều bạn nên biết sau khi tìm hiểu “Đối chiếu công nợ là gì?”.
Các bước thực hiện đối chiếu công nợ là gì?
Đối chiếu công nợ là một phần quan trọng trong công tác kế toán - tài chính, giúp doanh nghiệp kiểm soát dòng tiền, đảm bảo số liệu chính xác và tránh rủi ro trong giao dịch. Dưới đây là các bước thực hiện đối chiếu công nợ:
Đối với công nợ phải thu
Đối với các khoản công nợ phải thu, doanh nghiệp nên thực hiện đối chiếu theo quy trình 5 bước dưới đây:
Kế toán cần tổng hợp danh sách các khách hàng đang phát sinh công nợ, thể hiện đầy đủ gồm có: số dư đầu kỳ, các giao dịch phát sinh trong kỳ, số dư cuối kỳ. Đảm bảo danh sách rõ ràng, có căn cứ từ hệ thống sổ sách và chứng từ kế toán.
Gửi bảng đối chiếu cho từng khách hàng, kèm theo đề nghị kiểm tra và xác nhận tính chính xác của số liệu.
Khi khách hàng gửi phản hồi, kế toán đối chiếu thông tin với các chứng từ gốc như hợp đồng, hóa đơn, phiếu thu/chi để kiểm chứng tính chính xác của dữ liệu.
Trường hợp không có sai lệch, hai bên sẽ tiến hành lập Biên bản đối chiếu công nợ và cùng kỳ xác nhận.
Nếu phát sinh khác biệt giữa hai bên, doanh nghiệp cần xác định nguyên nhân và đưa ra hướng xử lý phù hợp. Sau khi thống nhất, hai bên ký lại biên bản đối chiếu mới.
Bên cạnh đó, doanh nghiệp cần in những chứng từ sau để gửi cho khách hàng nhằm đối chiếu, xác nhận công nợ phải thu:
Biên bản đối chiếu công nợ: Giúp khách hàng xác nhận công nợ và gửi lại cho doanh nghiệp.
Thông báo công nợ/Sổ chi tiết công nợ phải thu: Giúp khách hàng kiểm tra, đối chiếu nếu có chênh lệch. Trường hợp có sự chênh lệch thì cần chỉnh sửa cho đúng với thực tế. Sau đó, lưu lại biên bản đối chiếu công nợ có xác nhận của khách hàng nhằm phục vụ cho quyết toán báo cáo tài chính.
Đối với công nợ phải trả
Đối với công nợ phải trả, quy trình đối chiếu cũng tương tự nhưng với vai trò chủ động từ phía đối tác:
Doanh nghiệp lập danh sách các nhà cung cấp có số dư công nợ, kèm theo số dư đầu kỳ, phát sinh trong kỳ và số dư cuối kỳ. Danh sách phải dựa trên dữ liệu kế toán chính xác.
Sau khi nhận được bảng xác nhận công nợ từ đối tác, kế toán doanh nghiệp sẽ so sánh số liệu này với các chứng từ nội bộ như hóa đơn, phiếu chi, biên bản giao nhận,…
Khi thông tin giữa hai bên thống nhất, doanh nghiệp tiến hành lập Biên bản đối chiếu công nợ và ký xác nhận với nhà cung cấp.
Trường hợp số liệu không khớp, cần xác minh nguyên nhân, thỏa thuận hướng điều chỉnh, sau đó lập lại biên bản đối chiếu có xác nhận hợp lệ.
Doanh nghiệp cần in những chứng từ sau để gửi cho nhà cung cấp nhằm đối chiếu, xác nhận công nợ phải trả.
Biên bản đối chiếu công nợ: Giúp nhà cung cấp xác nhận công nợ và gửi lại cho công ty.
Sổ chi tiết công nợ phải trả: Giúp nhà cung cấp kiểm tra, đối chiếu nếu có chênh lệch. Trường hợp có chênh lệch thì cần sửa lại cho đúng thực tế. Sau đó, lưu lại biên bản đối chiếu công nợ phải trả có xác nhận của nhà cung cấp nhằm phục vụ quyết toán báo cáo tài chính.
Mẫu biên bản đối chiếu công nợ mới 2025
Việc sử dụng đúng mẫu biên bản đối chiếu công nợ không chỉ giúp nâng cao tính hợp pháp mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp trong quy trình kiểm soát tài chính doanh nghiệp. Dưới đây là một số mẫu biên bản đối chiếu công nợ tiêu biểu, cập nhật theo quy định mới nhất năm 2025 mà bạn có thể tham khảo và sử dụng:
Mẫu biên bản đối chiếu công nợ thông thường
Đây là mẫu phổ biến nhất, được áp dụng rộng rãi trong các hoạt động thương mại, dịch vụ. Biên bản bao gồm đầy đủ các thông tin cần thiết như: số dư đầu kỳ và cuối kỳ, các phát sinh trong kỳ, cam kết xác nhận giữa bên mua và bên bán.
Mẫu biên bản đối chiếu công nợ Tiếng Anh
Dành cho các doanh nghiệp có giao dịch với đối tác nước ngoài, mẫu biên bản tiếng Anh đảm bảo tính thống nhất trong ngôn ngữ, giúp hai bên hiểu rõ và đồng thuận về số liệu công nợ. Biên bản này được soạn theo tiêu chuẩn kế toán quốc tế, dễ áp dụng trong môi trường kinh doanh đa quốc gia.
Mẫu biên bản xác nhận công nợ
Khác với biên bản đối chiếu công nợ (dùng để so sánh và xác thực số liệu giữa hai bên), biên bản xác nhận công nợ là văn bản xác lập rõ ràng nghĩa vụ tài chính còn tồn tại tại một thời điểm cụ thể. Đây là cơ sở pháp lý quan trọng giúp hạn chế rủi ro và tránh tranh chấp khi xử lý công nợ.
Mẫu biên bản bàn giao công nợ
Mặc dù hiện nay chưa có quy định pháp lý cụ thể nào yêu cầu bắt buộc sử dụng mẫu biên bản bàn giao công nợ, nhưng việc lập biên bản này là vô cùng cần thiết trong các tình huống chuyển giao công việc nội bộ, thay đổi kế toán phụ trách, hoặc bàn giao công việc giữa các phòng ban.
Nguyên tắc đối chiếu công nợ là gì?
Theo quy định của pháp luật, công ty phải đáp ứng điều kiện về chủ thể đối chiếu công nợ. Đây là nguyên tắc cần lưu ý sau khi biết “Đối chiếu công nợ là gì?”.
Nội dung đối chiếu công nợ không được trái quy định pháp luật và các giá trị đạo đức xã hội.
Các bên đối chiếu công nợ trên tinh thần tự nguyện, công bằng và tôn trọng lẫn nhau. Đây là đáp án cho câu hỏi “Nguyên tắc đối chiếu công nợ là gì?”.
Việc đối chiếu công nợ phải được lập thành biên bản đối chiếu công nợ.
Biên bản đối chiếu công nợ là gì? Là văn bản hoặc những hình thức khác tương đương, được xác lập làm minh chứng để kiểm tra tình trạng thanh toán và nghĩa vụ tài chính của các bên.
Tầm quan trọng của biên bản đối chiếu công nợ là gì? Biên bản đối chiếu công nợ là giấy tờ quan trọng trong hoạt động kinh doanh của công ty và liên quan đến những hoạt động kê khai thuế với cơ quan Nhà nước.
Bảng đối chiếu công nợ là gì? Bảng đối chiếu công nợ gồm: số dư đầu kỳ, số phát sinh tăng trong kỳ, số phát sinh giảm trong kỳ và số dư cuối kỳ. Dựa vào bảng này, các bên liên quan có thể kiểm tra tổng thể về số tiền dư và phát sinh trong thời gian kinh doanh.
Những sai sót trong biên bản đối chiếu công nợ là gì?
Trong quá trình thực hiện đối chiếu công nợ, không ít doanh nghiệp gặp phải những sai sót ảnh hưởng trực tiếp đến độ chính xác của báo cáo tài chính cũng như hiệu quả quản lý công nợ. Những vấn đề này, nếu không được xử lý kịp thời, có thể dẫn đến rủi ro về pháp lý, dòng tiền và uy tín doanh nghiệp.
Dưới đây là các sai sót phổ biến mà bộ phận kế toán cần đặc biệt chú ý:
Các khoản nợ phải thu chưa có đủ biên bản đối chiếu công nợ tại thời điểm cuối năm theo đúng quy định. Đây là điều cần biết sau khi tìm hiểu “Đối chiếu công nợ là gì?”.
Kế toán công nợ đã gửi thư xác nhận cho khách hàng nhưng tỷ lệ phản hồi rất thấp. Điều này sẽ dẫn đến việc sai sót trong quản lý công nợ, gây khó khăn trong việc lập biên bản xác nhận/hoàn thiện báo cáo kiểm toán cuối năm.
Số tiền mà doanh nghiệp phải thu khách hàng bị chênh lệch giữa biên bản đối chiếu công nợ và sổ kế toán, chưa xác định được nguyên nhân. Đặc biệt là các doanh nghiệp xây dựng thì đa số đều không đối chiếu công nợ hoặc đối chiếu có phần chênh lệch.
Thậm chí, có nhiều khoản nợ không có đối tượng rõ ràng để đối chiếu như những mô hình doanh nghiệp khác.
Để tránh sai sót trong việc lập biên bản đối chiếu, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ giấy tờ. Ngoài ra, doanh nghiệp có thể tìm các công ty cung cấp dịch vụ kế toán chuyên nghiệp để thực hiện toàn bộ nghiệp vụ nhằm tránh rủi ro xảy ra.
Qua bài viết trên, bạn đã biết đối chiếu công nợ là gì, nguyên tắc và những sai sót trong quá trình thực hiện. Nếu có nhu cầu thực hiện nghiệp vụ kế toán về đối chiếu công nợ, bạn hãy liên hệ Hoàn Cầu để được hỗ trợ và tư vấn nhanh chóng.
