Doanh nghiệp thường phát sinh các khoản chi phí liên quan đến việc mua tặng cho các cán bộ, công nhân viên, người lao động, khách hàng vào các dịp lễ, Tết, sinh nhật, khai trương, trung thu,… Vậy cách hạch toán hàng biếu tặng trong trường hợp này như thế nào? Bài viết dưới đây Hoàn Cầu Office sẽ cung cấp đầy đủ, chi tiết nhất nhé!
Hàng biếu tặng là gì?
Hàng cho biếu, tặng là một hay nhiều loại hàng hóa, sản phẩm mà các đối tượng là tổ chức, doanh nghiệp hay cá nhân sử dụng để tri ân đến các đối tác, khách hàng thân thuộc vào những dịp lễ, Tết, sinh nhật,…
Một số hình thức quà tặng cho khách hàng, nhân viên
Dưới đây là một số phần quà doanh nghiệp có thể lựa chọn để tặng cho nhân viên, khách hàng như sau:
Mua hàng để biếu tặng có thể là hoa, bánh kéo, rượu,… dùng trong các dịp Tết.
Bộ quà tặng sản phẩm hoặc dịch vụ mà doanh nghiệp đang sản xuất.
Quà tặng được doanh nghiệp thiết kế riêng mang thông điệp chúc mừng, đồng thời trên mỗi phần quà sẽ có in logo, thương hiệu của công ty. Hoặc đơn giản cũng có thể là lịch treo tường, lịch bàn, sổ tay,… nhằm quảng bá thương hiệu đến khách hàng và nhân viên.
Sử dụng các voucher, coupon khuyến mãi giảm giá, chương trình tích lũy điểm để mua sản phẩm của công ty.
Xuất quà tặng cho nhân viên có cần phải lập hóa đơn hay không?
Tại điểm b Khoản 7 Điều 3 Thông tư 26/2015/TT-BTC quy định: Người bán phải lập hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ, bao gồm cả trường các trường hợp hàng hóa hay dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người động.
Theo Khoản 9 Điều 3 Thông tư 26/2015/TT-BTC quy định, việc sử dụng hóa đơn, chứng từ đối với các loại hàng hóa, dịch vụ khuyến mãi, quảng cáo, hàng mẫu cho, biếu, tặng đối với các tổ chức cần kê khai thuế giá trị gia tăng như sau:
Đối với hàng hóa, dịch vụ được sử dụng để cho, biếu, tặng trao đổi, trả thay cho người lao động cần phải nộp hóa đơn thuế GTGT hoặc hóa đơn bán hàng, trên tờ hóa đơn cần ghi đầy đủ các chỉ tiêu và tính thuế GTGT như hóa đơn xuất bán hàng hóa, dịch vụ cho khách hàng.
>>> Tham khảo thêm: Hóa đơn bán hàng là gì? Một số mẫu hóa đơn bán hàng chi tiết
Cách xuất hóa đơn quà tặng cho nhân viên đơn giản, chi tiết
Dưới đây là một số hình thức cần phải có khi xuất hóa đơn quà tết cho nhân viên như sau:
Mục “họ tên người mua hàng” cần phải ghi rõ và đầy đủ tên người mua hoặc người được tặng.
Mục tên đơn vị cần phải ghi cụ thể doanh nghiệp gửi quà tặng.
Mục mã số thuế và địa chỉ người mua hàng bạn cần ghi rõ thông tin của bên nhận hàng quà tặng.
Mục tên hàng hóa và dịch vụ nên ghi rõ mặt hàng được tặng kèm“ Hàng cho biếu tặng không thu tiền”
Mục ghi đơn giá nên ghi giá bán của hàng hóa là quà tặng
Mục thành tiền, thuế suất, cộng tiền hàng nên ghi theo hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn thông thường.
>>> Xem thêm: Hạch toán là gì? Các loại hạch toán và bản chất của hạch toán
Hướng dẫn hạch toán hàng biếu tặng cho nhân viên, khách hàng
Hạch toán hàng cho biếu tặng là hình thức mua quà tặng khách hàng, có thể mua lịch tặng nhân viên, bánh kẹo, mứt làm quà lễ, tết,… thường sẽ được tính toán như thế nào là hợp lý. Dưới đây là cách hạch toán hàng biếu tặng cho nhân viên, khách hàng mà bạn có thể tham khảo qua:
Hạch toán hàng biếu tặng đối với doanh nghiệp
Mua hàng về đi cho, biếu tặng
Đối với trường hợp này, chúng ta nên thực hiện hạch toán hàng tặng như khi mua hàng hóa bình thường nhưng cần lưu ý thuế GTGT đối với các hàng hóa này được khấu trừ.
N152, 153, 156, 211…
N133
C111, 112, 131
Xuất hàng cho, biếu tặng
Đối với các đối tượng ngoài doanh nghiệp
– Ghi nhận các khoản chi phí như sau:
N641 (Nếu DN áp dụng theo TT200)
N6421 (Nếu DN áp dụng theo QĐ 48)
C152, 153, 156, 211…
– Doanh nghiệp cần phải kê khai thuế GTGT đầu ra, đồng thời cần phải ghi phần tăng chênh lệch của giá vốn và giá bán của hàng cho biếu tặng như sau:
N641: Thuế GTGT được khấu trừ
C511: Chênh lệch giá xuất biếu tặng lớn hơn giá vốn (nếu có)
C3331: Thuế GTGT phải nộp (tính trên giá xuất biếu tặng)
– Thực hiện khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào và đầu ra
N133
C333
Đối với các cán bộ, nhân viên trong công ty
Chi phí bỏ ra để mua quà cho cán bộ, công nhân viên sẽ được lấy từ quỹ khen thưởng, phúc lợi. Do đó sẽ được hạch toán như sau:
– Ghi nhận các khoản doanh thu được trả từ quỹ khen thưởng, phúc lợi của doanh nghiệp, cụ thể:
N353 – Quỹ khen thưởng, phúc lợi (tổng giá thanh toán)
C511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
C3331 – Thuế GTGT phải nộp.
– Ghi nhận giá vốn bán hàng đối với các loại hàng hóa dùng để biếu, tặng cán bộ, công nhân viên và người lao động:
N632 – Giá vốn hàng bán
C152, 153, 155, 156
Hạch toán quà tặng khách hàng
Theo khoản 10 điều 1 TT 26/2015/ TT-BTC quy định về bên nhận hàng cho biếu tặng sẽ không cần phải thanh toán bất kì một khoản chi phí nào. Do đó, người nhận quà tặng sẽ không có chứng từ thanh toán nên không cần phải khấu trừ vào thuế GTGT của hóa đơn hàng biếu tặng.
Đối với trường hợp quà được cho hàng nội địa như sau:
N156, 242, …
C711
Đối với trường hợp quà được cho biếu tặng là hàng nhập khẩu phi mậu dịch, các bạn cần phải hạch toán như sau:
– Khi nhận hàng hóa, kế toán cần phải ghi nhận giá trị của lô hàng:
N152, 156, 211, 642: Nguyên vật liệu, hàng hóa, chi phí
C711 : Theo giá tính thuế của hải quan
– Nộp chứng từ thuế giá trị gia tăng nhập khẩu:
N3333: Thuế XNK
C111, 112: Tiền mặt, TGNH
– Kết chuyển thuế nhập khẩu vào chi phí khi đã ghi nhận giá trị hàng hóa được biếu tặng theo giá trị thường như sau:
N642: Chi phí quản lý doanh nghiệp
C3333: Thuế XNK
Trên đây, Hoàn Cầu Office đã đề cập những thông tin liên quan hướng dẫn hạch toán hàng biếu tặng cho nhân viên, khách hàng. Hy vọng những thông tin này sẽ mang lại hữu ích cho doanh nghiệp, đặc biệt là trong ngành kế toán. Nếu bạn bạn còn có thắc mắc gì đến vấn đề này có thể liên hệ với chúng tôi qua số hotline 0901 668835 để được tư vấn nhé!