Hiện nay, để thuận tiện hơn trong công tác giao tiếp, chăm sóc khách hàng, đặc biệt là tiếp cận nhanh chóng với các thị trường mục tiêu mới, việc thành lập văn phòng đại diện được xem là lựa chọn hàng đầu của các doanh nghiệp. Vậy thủ tục cần thiết để đăng ký văn phòng đại diện là gì? Hoàn Cầu Office sẽ hướng dẫn chi tiết trong bài viết dưới đây!
MỤC LỤC
Văn phòng đại diện là gì?
Văn phòng đại diện là một đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có trách nhiệm đại diện theo uỷ quyền để bảo vệ và đại diện cho lợi ích của doanh nghiệp đó. Doanh nghiệp có quyền thành lập văn phòng đại diện cả trong nước và nước ngoài nhằm thực hiện chức năng và đáp ứng nhu cầu công việc của doanh nghiệp trong quá trình hoạt động kinh doanh.
Điều kiện đăng ký thành lập văn phòng đại diện
Nhìn chung, tại Việt Nam, điều kiện để mở văn phòng đại diện khá đơn giản với một số điều kiện sau đây:
Văn phòng đại diện được thành lập sau khi thành lập công ty. Do đó, việc thực hiện song song 2 thủ tục này là không thể.
Khi đăng ký văn phòng đại diện, tên văn phòng bắt buộc bao gồm “Tên công ty” cộng với cụm từ văn phòng đại diện.
Văn phòng đại diện chỉ được phép thực hiện chức năng giao dịch, vì vậy, trưởng văn phòng cũng chỉ có quyền ký các hợp đồng phục vụ cho hoạt động này.
Nhà tập thể, nhà chung cư không được dùng làm trụ sở của văn phòng đại diện.
Thông thường, văn phòng đại diện không phát sinh các thủ tục liên quan đến vấn đề thuế nhưng khi có nhu cầu thay đổi văn phòng đại diện khác quận, huyện thì cần phải xác nhận nghĩa vụ thuế với Chi cục thuế. Do vậy, việc lựa chọn kỹ càng địa chỉ thành lập văn phòng đại diện là điều nên làm để tránh các phát sinh thay đổi về sau.
Chức năng chính của văn phòng đại diện là gì?
Chức năng chính của văn phòng đại diện là liên lạc, thực hiện các hoạt động nghiên cứu, thu thập thông tin, đánh giá để hỗ trợ đẩy nhanh quá trình doanh nghiệp tiếp cận với các khách hàng mục tiêu mới. Do vậy, chức năng kinh doanh là không tồn tại. Các hợp đồng kinh doanh, tạo doanh thu cũng không được phát sinh tại văn phòng đại diện.
Cùng với đó, các văn phòng đại diện chỉ được thực hiện các công việc xúc tiến giao dịch thay cho công ty mẹ.
Hồ sơ đăng ký văn phòng đại diện công ty
Hồ sơ đăng ký văn phòng đại diện trong nước
Văn bản thông báo và quyết định thành lập văn phòng đại diện;
Biên bản cuộc họp về việc thành lập văn phòng đại diện đối với công ty cổ phần, công ty TNHH 2 thành viên trở lên;
Quyết định bổ nhiệm trưởng văn phòng đại diện nếu trưởng văn phòng không kiêm nhiệm là người đại diện pháp luật hoặc cổ đông, thành viên, chủ sở hữu công ty;
CCCD/CMND/hộ chiếu trưởng văn phòng đại diện (bản công chứng);
Giấy ủy quyền/giới thiệu của người nộp hồ sơ;
CCCD/CMND/hộ chiếu của người nộp hồ sơ (bản công chứng).
Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện ở nước ngoài
Thực hiện các quy trình thành lập văn phòng đại diện theo quy định pháp luật của nước sở tại.
Doanh nghiệp không cần thực hiện các thủ tục cấp giấy chứng nhận đầu tư nước ngoài mà chỉ cần đăng ký giao dịch ngoại hối để chuyển tiền ra nước ngoài cho văn phòng hoạt động.
Sau khi được cấp phép ở quốc gia đăng ký thành lập, công ty nộp giấy phép cho cơ quan đăng ký kinh doanh nơi trụ sở chính đang hoạt động để cập nhật lên Cổng đăng ký doanh nghiệp quốc gia.
*** Tham khảo thêm: Hồ sơ, thủ tục mở chi nhánh công ty đầy đủ và chi tiết nhất 2023
Quy trình thủ tục thành lập văn phòng đại diện
Thủ tục mở văn phòng đại diện dưới đây được áp dụng cho văn phòng đại diện của công ty có vốn đầu tư trong nước và cả công ty có vốn đầu tư nước ngoài tại Việt Nam. Cụ thể các bước:
Chuẩn bị hồ sơ
Bao gồm các giấy tờ sau:
Bản sao công chứng CMND/CCCD/hộ chiếu của trưởng văn phòng;
Thông tin cơ bản của văn phòng đại diện: tên, trụ sở, số điện thoại…
Bản sao công chứng Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của công ty.
Soạn thảo và ký hồ sơ
Sau khi nhận được đầy đủ các loại giấy tờ trên, Hoàn Cầu Office sẽ tiến hành soạn thảo hồ sơ để chuyển lại cho doanh nghiệp ký và đóng dấu trong vòng 24h.
Nộp hồ sơ và công bố thành lập văn phòng đại diện
Nộp hồ sơ tại Phòng đăng ký kinh doanh cấp tỉnh/thành phố nơi văn phòng đại diện đặt trụ sở.
Nộp lệ phí công bố thông tin văn phòng đại diện trên Cổng thông tin doanh nghiệp quốc gia.
Cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động
Nếu hồ sơ hợp lệ, Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của văn phòng đại diện sẽ được phòng đăng ký kinh doanh cấp sau 3 ngày làm việc tính từ ngày nhận hồ sơ.
Trong trường hợp lập văn phòng đại diện ở nước ngoài: Sau khi được cấp phép, doanh nghiệp cần nộp hồ sơ tới cơ quan đăng ký kinh doanh để cập nhật thông tin về văn phòng đại diện lên Cơ sở dữ liệu quốc gia.
Khắc dấu cho văn phòng đại diện
Văn phòng đại diện thực hiện khắc con dấu sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động để tiện lợi trong việc ký các hồ sơ, giấy tờ trong quá trình hoạt động.
*** Có thể bạn sẽ cần: Quy trình thực hiện thay đổi đại diện pháp luật mới nhất
Thời gian thành lập văn phòng đại diện là bao lâu?
Như đã đề cập ở trên, thời gian thành lập văn phòng đại diện thường mất 3 ngày làm việc. Cụ thể, cơ quan đăng ký kinh doanh có trách nhiệm xem xét tính hợp lệ của bộ hồ sơ đã nộp và cấp Giấy chứng nhận trong thời hạn 3 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ. Trong trường hợp từ chối, cơ quan đăng ký kinh doanh cần nêu rõ lý do từ chối, các yêu cầu sửa đổi, bổ sung và thông báo bằng văn bản cho doanh nghiệp biết.
Kể từ ngày cấp Giấy phép hoạt động, cơ quan đăng ký kinh doanh cần gửi thông tin cho cơ quan đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính; gửi thông tin hoạt động của văn phòng đại diện cho cơ quan thuế, cơ quan thống kê trong vòng 5 ngày làm việc.
Ưu nhược điểm khi đăng ký văn phòng đại diện
Ưu điểm | Nhược điểm |
- Không phát sinh các thủ tục liên quan đến thuế. - Tạo tính tiện lợi trong việc giao tiếp, làm việc trực tiếp với khách hàng địa phương. - Là địa điểm thuận lợi để trưng bày sản phẩm, đưa sản phẩm đến gần hơn với khách hàng cũng như quảng bá công chúng. | - Chỉ có chức năng quảng bá, tiếp thị, đại diện cho hoạt động của doanh nghiệp chứ không có chức năng kinh doanh. - Không được ký kết các hợp đồng mua bán sản phẩm mà phải thông qua quyết định của công ty mẹ. |
Các lưu ý khi thành lập văn phòng đại diện
Đặt tên cho văn phòng đại diện phải tuân theo các quy định của Điều 41 Luật Doanh nghiệp 2014. Nếu đặt tên sai, trùng hoặc nhầm lẫn sẽ ảnh hưởng đến các thủ tục đăng ký thành lập văn phòng đại diện;
Nơi đặt văn phòng phải có đầy đủ chức năng để làm văn phòng, địa chỉ phải chính xác và đầy đủ với số nhà, tên đường, thôn/khu phố, xã/phường, huyện/quận, tỉnh/thành phố;
Giấy tờ tùy thân của người đứng đầu văn phòng phải được chứng thực không quá 6 tháng;
Văn phòng đại diện phải treo bảng hiệu sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký văn phòng đại diện với các thông tin như tên văn phòng, mã số thuế, địa chỉ…
Trong quá trình hoạt động, nếu có bất cứ thay đổi nào thì doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục thay đổi nội dung theo đúng quy định.
Văn phòng đại diện không phải địa điểm sản xuất kinh doanh thì không cần nộp lệ phí môn bài. Trường hợp ngược lại, văn phòng đại diện có hoạt động sản xuất kinh doanh thì kê khai nộp thuế môn bài với mức 1.000.000đ/năm.
Dịch vụ thành lập văn phòng đại diện uy tín tại Hoàn Cầu Office
Hoàn Cầu Office là một đơn vị chuyên cung cấp dịch vụ thành lập công ty, chi nhánh, văn phòng đại diện uy tín và chuyên nghiệp. Với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực này, chúng tôi cam kết mang đến cho khách hàng những giải pháp hoàn hảo và tối ưu nhất.
Chúng tôi hiểu rằng việc thành lập văn phòng đại diện là một quy trình phức tạp và đòi hỏi kiến thức chuyên sâu về pháp lý và thủ tục hành chính. Đội ngũ chuyên viên của chúng tôi sẽ tư vấn và hỗ trợ khách hàng từ giai đoạn lên ý tưởng cho đến hoàn thiện quy trình đăng ký.
Với dịch vụ thành lập văn phòng đại diện của Hoàn Cầu, khách hàng sẽ được hưởng những lợi ích sau:
✅ Tư vấn chuyên sâu: Chúng tôi sẽ cung cấp thông tin và tư vấn đầy đủ về các yêu cầu pháp lý, quy định và thủ tục liên quan.
✅ Xử lý thủ tục hành chính: Đội ngũ chuyên viên của chúng tôi sẽ giúp khách hàng hoàn thành các thủ tục hành chính cần thiết, từ việc chuẩn bị hồ sơ đến nộp đơn và theo dõi tiến trình xử lý.
✅ Đảm bảo tuân thủ luật pháp: Chúng tôi đảm bảo quy trình thành lập văn phòng đại diện tuân thủ đúng quy định của pháp luật, giúp khách hàng tránh các rủi ro pháp lý trong quá trình kinh doanh.
✅ Tiết kiệm thời gian và công sức: Với sự hỗ trợ chuyên nghiệp của chúng tôi, khách hàng có thể tiết kiệm thời gian và công sức cho các công việc khác liên quan đến kinh doanh của mình.
Các thắc mắc thường gặp khi đăng ký văn phòng đại diện công ty
1. Hoạt động sản xuất, kinh doanh có được phát sinh ở văn phòng đại diện không?
⇒ Trả lời: Theo pháp luật quy định, văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ lợi ích đó. Văn phòng đại diện không thực hiện các chức năng kinh doanh.
2. Văn phòng đại diện có được xuất hóa đơn GTGT không?
⇒ Trả lời: Vì không phát sinh các hoạt động mua bán dịch vụ, hàng hóa sinh lời nên không được sử dụng, xuất hóa đơn GTGT.
3. Văn phòng đại diện có tư cách pháp nhân như công ty không?
⇒ Trả lời: Không, đây là đơn vị phụ thuộc công ty mẹ nên không có tư cách pháp nhân.
Mọi thắc mắc liên quan đến thành lập văn phòng đại diện hay các vấn đề pháp lý kinh tế khác vui lòng liên hệ với Hoàn Cầu Office thông qua hotline 0901 668 835 để được hỗ trợ tư vấn miễn phí và nhanh nhất nhé!