Hồ sơ, thủ tục thành lập văn phòng đại diện
- Vệ Tinh Site
- 8 thg 8, 2022
- 8 phút đọc
Đã cập nhật: 15 thg 12
Thành lập văn phòng đại diện là thủ tục hành chính bắt buộc đối với doanh nghiệp khi có nhu cầu mở rộng phạm vi hoạt động và thiết lập đơn vị phụ thuộc tại địa bàn khác. Bài viết dưới đây của Hoàn Cầu Office sẽ cung cấp đầy đủ, chi tiết các thông tin cần thiết nhằm hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện thủ tục này một cách chính xác!
MỤC LỤC
Văn phòng đại diện là gì?
Căn cứ Khoản 2 Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2020, văn phòng đại diện (VPĐD) được hiểu là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, được doanh nghiệp giao nhiệm vụ thực hiện các công việc nhằm hỗ trợ, thúc đẩy quyền và lợi ích hợp pháp của doanh nghiệp trên thị trường.
Đặc điểm của văn phòng đại diện:
Văn phòng đại diện không được phép tiến hành các hoạt động kinh doanh tạo doanh thu hay sinh lợi nhuận; chức năng chủ yếu là thay mặt doanh nghiệp trong việc liên hệ, xúc tiến, triển khai các công việc hỗ trợ hoạt động chung.
VPĐD được cấp mã số thuế 13 chữ số để phục vụ quản lý hành chính; không có tư cách pháp nhân riêng và không bắt buộc phải sử dụng con dấu.
Văn phòng đại diện phải đăng ký và được cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động, thường được gọi là giấy phép hoạt động văn phòng đại diện.
Điều kiện thành lập văn phòng đại diện
Theo quy định của Luật Doanh nghiệp 2020, khi tiến hành thành lập văn phòng đại diện, doanh nghiệp cần lưu ý các nội dung sau:
Việc đăng ký chỉ được thực hiện sau khi doanh nghiệp đã được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp; pháp luật không cho phép đồng thời hoàn thiện thủ tục thành lập công ty và đăng ký văn phòng đại diện.
Tên văn phòng đại diện phải gắn liền với tên doanh nghiệp và kèm cụm từ “Văn phòng đại diện” theo đúng quy định về đặt tên đơn vị phụ thuộc.
Người đứng đầu văn phòng đại diện không có thẩm quyền ký kết các hợp đồng mang tính kinh doanh hoặc tạo doanh thu; khác với địa điểm kinh doanh, văn phòng đại diện không được phép thực hiện hoạt động kinh doanh.
Trụ sở văn phòng đại diện không được đặt tại căn hộ chung cư hoặc nhà tập thể, phù hợp với nguyên tắc về địa chỉ trụ sở áp dụng cho doanh nghiệp.
Mặc dù văn phòng đại diện không phát sinh nghĩa vụ thuế trực tiếp, nhưng khi thay đổi địa chỉ sang địa bàn quận/huyện khác, doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục chốt nghĩa vụ thuế tại cơ quan thuế nơi đang quản lý. Vì vậy, cần xem xét kỹ lưỡng địa điểm đặt văn phòng đại diện để tránh phát sinh thủ tục điều chỉnh.
Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện
Khi đăng ký văn phòng đại diện, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ bộ hồ sơ theo quy định, bao gồm các giấy tờ sau:
Thông báo về việc đăng ký hoạt động văn phòng đại diện.
Quyết định và biên bản họp thông qua việc thành lập văn phòng đại diện, tương ứng với từng loại hình doanh nghiệp:
Đối với công ty cổ phần: Nghị quyết và biên bản họp của Hội đồng quản trị;
Đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên và công ty hợp danh: Quyết định và biên bản họp của Hội đồng thành viên;
Đối với công ty TNHH một thành viên: Quyết định của chủ sở hữu công ty.
Quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện.
Bản sao chứng thực căn cước công dân hoặc hộ chiếu của người được bổ nhiệm làm trưởng văn phòng đại diện.
Văn bản ủy quyền cho người nộp hồ sơ (trường hợp người nộp hồ sơ không phải là người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp).
Bản sao chứng thực CCCD/hộ chiếu của người được ủy quyền nộp hồ sơ.
*** Tham khảo thêm: Thủ tục mở chi nhánh công ty chi tiết
Các bước thực hiện thủ tục thành lập văn phòng đại diện
Để đăng ký hoạt động văn phòng đại diện, doanh nghiệp tiến hành theo trình tự sau:
Bước 1: Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo quy định, bao gồm các tài liệu đã được liệt kê ở phần trên.
Bước 2: Nộp hồ sơ đến Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi đặt trụ sở văn phòng đại diện. Doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong ba hình thức nộp hồ sơ:
Nộp trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh;
Nộp thông qua dịch vụ bưu chính (VNPost);
Nộp hồ sơ điện tử trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp bằng tài khoản đăng ký kinh doanh hoặc chữ ký số công cộng.
Bước 3: Theo dõi và nhận kết quả giải quyết hồ sơ.
Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ tiến hành xem xét và phản hồi:
Trường hợp hồ sơ hợp lệ: doanh nghiệp được cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện;
Trường hợp hồ sơ chưa đạt yêu cầu: cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ gửi thông báo đề nghị sửa đổi, bổ sung. Doanh nghiệp hoàn thiện hồ sơ và nộp lại theo hướng dẫn.
Đối với doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài, điều kiện và trình tự thủ tục thành lập văn phòng đại diện thường phức tạp hơn so với doanh nghiệp trong nước. Do đó, để nắm rõ quy định về việc cấp phép và hồ sơ cần thiết, doanh nghiệp nên tham khảo chi tiết tại bài viết hướng dẫn thủ tục thành lập văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Việt Nam.
*** Có thể bạn sẽ cần: Chi tiết thủ tục thay đổi người đại diện pháp luật
Những điều cần thực hiện sau khi mở văn phòng đại diện
Để văn phòng đại diện hoạt động đúng quy định pháp luật, sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động, doanh nghiệp cần lưu ý các nghĩa vụ sau:
Treo biển hiệu tại trụ sở văn phòng đại diện
Doanh nghiệp phải gắn biển hiệu tại địa điểm hoạt động của văn phòng đại diện ngay sau khi được cấp phép. Biển hiệu phải thể hiện đầy đủ các nội dung bắt buộc, gồm: tên văn phòng đại diện, mã số thuế, địa chỉ trụ sở và tên doanh nghiệp chủ quản.
Kê khai và nộp lệ phí môn bài
Trường hợp văn phòng đại diện được thành lập trong thời gian doanh nghiệp mẹ đang thuộc diện miễn lệ phí môn bài thì văn phòng đại diện cũng được hưởng ưu đãi miễn lệ phí với thời gian tương ứng;
Mức lệ phí môn bài áp dụng đối với văn phòng đại diện là 1.000.000 đồng/năm.
Lưu ý: Văn phòng đại diện không thực hiện hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa hoặc dịch vụ thì không thuộc đối tượng phải nộp lệ phí môn bài.
Một số lưu ý khác
Khi có thay đổi liên quan đến nội dung đăng ký hoạt động hoặc các thông tin ghi nhận trên Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện, doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục điều chỉnh tại cơ quan đăng ký kinh doanh;
Mặc dù văn phòng đại diện hạch toán phụ thuộc và các nghĩa vụ thuế chủ yếu do công ty mẹ thực hiện, nhưng khi cơ quan quản lý yêu cầu cung cấp thông tin hoặc giải trình, văn phòng đại diện vẫn phải chịu trách nhiệm phối hợp và thực hiện theo yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
Dịch vụ thành lập văn phòng đại diện uy tín tại Hoàn Cầu Office
Hoàn Cầu Office là một đơn vị chuyên cung cấp dịch vụ thành lập công ty, chi nhánh, văn phòng đại diện uy tín và chuyên nghiệp. Với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực này, chúng tôi cam kết mang đến cho khách hàng những giải pháp hoàn hảo và tối ưu nhất.
Chúng tôi hiểu rằng việc thành lập văn phòng đại diện là một quy trình phức tạp và đòi hỏi kiến thức chuyên sâu về pháp lý và thủ tục hành chính. Đội ngũ chuyên viên của chúng tôi sẽ tư vấn và hỗ trợ khách hàng từ giai đoạn lên ý tưởng cho đến hoàn thiện quy trình đăng ký.
Với dịch vụ thành lập văn phòng đại diện của Hoàn Cầu, khách hàng sẽ được hưởng những lợi ích sau:
Tư vấn chuyên sâu: Chúng tôi sẽ cung cấp thông tin và tư vấn đầy đủ về các yêu cầu pháp lý, quy định và thủ tục liên quan.
Xử lý thủ tục hành chính: Đội ngũ chuyên viên của chúng tôi sẽ giúp khách hàng hoàn thành các thủ tục hành chính cần thiết, từ việc chuẩn bị hồ sơ đến nộp đơn và theo dõi tiến trình xử lý.
Đảm bảo tuân thủ luật pháp: Chúng tôi đảm bảo quy trình thành lập văn phòng đại diện tuân thủ đúng quy định của pháp luật, giúp khách hàng tránh các rủi ro pháp lý trong quá trình kinh doanh.
Tiết kiệm thời gian và công sức: Với sự hỗ trợ chuyên nghiệp của chúng tôi, khách hàng có thể tiết kiệm thời gian và công sức cho các công việc khác liên quan đến kinh doanh của mình.
>>> Tìm hiểu chi tiết: Dịch vụ mở công ty vốn nước ngoài tại Việt Nam
Câu hỏi thường gặp khi đăng ký văn phòng đại diện công ty
1. Văn phòng đại diện có được thực hiện hoạt động sản xuất, kinh doanh không?
Không. Văn phòng đại diện chỉ thực hiện chức năng đại diện theo ủy quyền và hỗ trợ doanh nghiệp; không được phép tiến hành hoạt động kinh doanh sinh lợi.
2. Văn phòng đại diện có được xuất hóa đơn GTGT không?
Không. Do không phát sinh hoạt động mua bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, văn phòng đại diện không được sử dụng hoặc phát hành hóa đơn GTGT.
3. Văn phòng đại diện có tư cách pháp nhân không?
Không. Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp và không có tư cách pháp nhân độc lập.
4. Văn phòng đại diện có phải trực tiếp làm việc với cơ quan nhà nước không?
Có. Trong nhiều trường hợp, văn phòng đại diện phải trực tiếp giải trình hoặc cung cấp thông tin theo yêu cầu của cơ quan quản lý mà không phụ thuộc vào trụ sở chính.
Nắm rõ hồ sơ, quy trình và các nghĩa vụ sau khi thành lập văn phòng đại diện sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro, đảm bảo tuân thủ đầy đủ quy định pháp luật. Nếu bạn đang cần hỗ trợ tư vấn nhanh chóng và chính xác, Hoàn Cầu Office luôn sẵn sàng đồng hành, mang đến giải pháp tiết kiệm thời gian, chi phí và phù hợp nhất với nhu cầu của từng doanh nghiệp. Liên hệ với Hoàn Cầu Office qua số hotline 0901.668.835 để được tư vấn chi tiết!
![Dịch vụ thành lập chi nhánh công ty [Trọn gói từ 1.000.000đ]](https://static.wixstatic.com/media/4c951c_51b6d5d40cdc4b1f91615263489f8113~mv2.jpg/v1/fill/w_600,h_400,al_c,q_80,enc_avif,quality_auto/4c951c_51b6d5d40cdc4b1f91615263489f8113~mv2.jpg)
![Dịch vụ thành lập công ty TNHH TPHCM trọn gói [giá 250.000đ]](https://static.wixstatic.com/media/4c951c_0582c1414ed140f5b73d31796caea231~mv2.jpg/v1/fill/w_600,h_206,al_c,q_80,enc_avif,quality_auto/4c951c_0582c1414ed140f5b73d31796caea231~mv2.jpg)