Thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở chính doanh nghiệp
- Vệ Tinh Site
- 16 thg 3, 2023
- 12 phút đọc
Đã cập nhật: 24 thg 11, 2025
Thay đổi địa chỉ công ty là một trong những nội dung quan trọng trong quản trị doanh nghiệp, yêu cầu cập nhật thông tin theo quy định pháp luật để đảm bảo tính pháp lý, tính đồng bộ trong hệ thống đăng ký kinh doanh, thuế và bảo hiểm xã hội. Bài viết dưới đây sẽ tổng hợp các quy định, thủ tục thay đổi địa chỉ công ty, giúp doanh nghiệp tránh những hệ lụy pháp lý.
MỤC LỤC
Quy định về thay đổi địa chỉ công ty
Thay đổi địa chỉ công ty là một trong những nội dung quan trọng trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp, đòi hỏi sự cập nhật và tuân thủ nghiêm ngặt các quy định pháp luật. Việc này không chỉ đơn thuần là việc di dời vật lý trụ sở mà còn kéo theo việc đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (GCNĐKDN) và các giấy tờ liên quan khác.
Việc không thực hiện đúng thủ tục thay đổi địa chỉ sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến tư cách pháp lý của doanh nghiệp, gây khó khăn trong giao dịch với đối tác, khách hàng, và đặc biệt là với cơ quan nhà nước.
Khi nào cần thay đổi địa chỉ trụ sở chính kinh doanh?
Việc thay đổi địa chỉ trên giấy phép kinh doanh là thủ tục hành chính bắt buộc đối với mọi doanh nghiệp khi có sự thay đổi về địa điểm đặt trụ sở. Tùy vào phạm vi di chuyển, doanh nghiệp sẽ thuộc một trong ba trường hợp sau:
Thay đổi địa chỉ trụ sở chính trong cùng quận/huyện. Ví dụ: Một công ty thiết kế nội thất tại Quận 1, TP.HCM chuyển văn phòng từ đường Nguyễn Công Trứ sang đường Lê Thánh Tôn.
Thay đổi địa chỉ công ty sang quận/huyện khác nhưng trong cùng tỉnh/thành phố. Ví dụ: Cửa hàng mỹ phẩm tại Đà Nẵng chuyển từ quận Hải Châu sang quận Thanh Khê.
Thay đổi địa chỉ công ty sang tỉnh/thành phố khác. Ví dụ: Doanh nghiệp công nghệ tại Hà Nội mở rộng quy mô và chuyển trụ sở chính vào TP.HCM để thuận tiện cho hoạt động kinh doanh.
Thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp
Việc thay đổi địa chỉ công ty được phân loại dựa trên phạm vi địa lý của địa chỉ mới, từ đó quy định các thủ tục và hồ sơ khác nhau. Dưới đây là ba trường hợp phổ biến và quy trình thực hiện cụ thể:
Quy trình thay đổi địa chỉ công ty cùng quận/huyện/thành phố
Đây là trường hợp đơn giản nhất khi doanh nghiệp chuyển trụ sở công ty trong cùng một quận, huyện, thị xã hoặc thành phố thuộc tỉnh, mà không làm thay đổi cơ quan thuế quản lý. Điều kiện để thay đổi địa chỉ công ty trong trường hợp này chính là địa chỉ mới phải nằm trong cùng địa giới hành chính với địa chỉ cũ và đáp ứng các tiêu chuẩn về địa chỉ hợp pháp.
Hồ sơ cần chuẩn bị:
Giấy đề nghị thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp theo mẫu quy định tại Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT.
Biên bản họp về việc thay đổi địa chỉ công ty của Hội đồng thành viên (đối với công ty TNHH 2 thành viên trở lên) hoặc Đại hội đồng cổ đông (đối với công ty cổ phần)/Chủ sở hữu công ty (đối với công ty TNHH 1 thành viên).
Quyết định về việc thay đổi địa chỉ trụ sở chính được ký bởi người có thẩm quyền.
Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
Văn bản ủy quyền (nếu có).
Quy trình thực hiện:
Bước 1: Doanh nghiệp tiến hành chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ nêu trên.
Bước 2: Doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư hoặc nộp hồ sơ trực tuyến qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
Bước 3: Trong thời hạn 03 - 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ cấp GCNĐKDN mới cập nhật địa chỉ.
Quy trình thay đổi địa chỉ công ty khác quận/huyện/thành phố
Đây là trường hợp phức tạp nhất, đòi hỏi doanh nghiệp phải thực hiện đồng thời các thủ tục tại hai tỉnh/thành phố và cơ quan thuế có liên quan.
Bước 1: Doanh nghiệp phải thực hiện quyết toán thuế, hoàn thành tất cả các nghĩa vụ thuế, gồm: thuế thu nhập doanh nghiệp, thuế GTGT, thuế môn bài và các loại thuế khác tại cơ quan thuế nơi đặt trụ sở cũ. Cơ quan thuế sẽ cấp Thông báo xác nhận không còn nợ thuế hoặc đã hoàn thành nghĩa vụ thuế.
Bước 2: Nộp hồ sơ giải thể chi nhánh/văn phòng đại diện (nếu có) tại tỉnh/thành phố cũ (nếu có): Trường hợp doanh nghiệp có chi nhánh hoặc văn phòng đại diện tại tỉnh cũ, cần thực hiện thủ tục giải thể hoặc thay đổi địa chỉ của các đơn vị này.
Bước 3: Nộp hồ sơ thay đổi địa chỉ tại Phòng Đăng ký kinh doanh tỉnh/thành phố mới. Bao gồm: Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp, Quyết định của chủ sở hữu/Hội đồng thành viên/Đại hội đồng cổ đông về việc chuyển địa điểm kinh doanh, Biên bản họp, và các giấy tờ liên quan khác.
Bước 4: Sau khi có Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới, doanh nghiệp phải nộp hồ sơ đăng ký thuế ban đầu tại cơ quan thuế quản lý địa bàn mới.
Thủ tục thay đổi địa chỉ công ty trực tuyến
Hiện nay, việc thay đổi địa chỉ công ty trên Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh có thể thực hiện hoàn toàn trực tuyến, mang lại sự tiện lợi, nhanh chóng và tiết kiệm thời gian so với việc đến trực tiếp cơ quan hành chính. Chỉ với chữ ký số công cộng hoặc tài khoản đăng ký kinh doanh, bạn có thể thực hiện các bước đơn giản sau:
Bước 1: Truy cập Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp https://dangkykinhdoanh.gov.vn. Sau đó khai báo đầy đủ các biểu mẫu trực tuyến theo hướng dẫn, tải lên các giấy tờ liên quan và thực hiện thanh toán các loại lệ phí theo quy định.
Bước 2: Ngay sau khi gửi hồ sơ trực tuyến, hệ thống sẽ cấp Giấy biên nhận hồ sơ qua mạng thông tin điện tử. Giấy biên nhận này đóng vai trò xác nhận hồ sơ của bạn đã được tiếp nhận và có hiệu lực theo quy định pháp luật.
Bước 3: Nếu hồ sơ đầy đủ và hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới và thông báo cho bạn thông qua mạng thông tin điện tử. Trong trường hợp hồ sơ chưa đáp ứng yêu cầu, Phòng ĐKKD sẽ gửi thông báo yêu cầu chỉnh sửa, bổ sung hồ sơ, giúp bạn hoàn thiện thủ tục một cách nhanh chóng và chính xác.
Cần làm gì sau khi thay đổi địa chỉ kinh doanh?
Sau khi hoàn tất thủ tục thay đổi trụ sở công ty và nhận được Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (GCNĐKDN) mới, doanh nghiệp vẫn còn nhiều công việc quan trọng cần thực hiện để đảm bảo hoạt động kinh doanh không bị gián đoạn và tuân thủ đầy đủ các quy định pháp luật.
Cập nhật Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và hồ sơ thuế:
Doanh nghiệp cần đảm bảo tất cả các bản sao GCNĐKDN tại chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc các địa điểm kinh doanh khác đều được cập nhật hoặc thay thế bằng bản mới. Nếu có sự thay đổi cơ quan thuế quản lý, doanh nghiệp cần phối hợp chặt chẽ với cơ quan thuế cũ và mới để chuyển giao hồ sơ đầy đủ và chính xác.
Theo quy định của Thông tư 86/2024/TT-BTC, doanh nghiệp phải nộp Thông báo thay đổi thông tin đăng ký thuế (mẫu 08-MST) cho cơ quan thuế mới trong vòng 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận GCNĐKDN mới.
Khắc lại con dấu pháp nhân (nếu cần):
Theo Luật Doanh nghiệp 2020, con dấu doanh nghiệp không bắt buộc phải ghi địa chỉ. Tuy nhiên, nếu con dấu hiện tại còn khắc địa chỉ cũ, doanh nghiệp nên cân nhắc khắc lại con dấu mới hoặc bỏ địa chỉ để thuận tiện trong tương lai. Trong trường hợp khắc mới, doanh nghiệp cần thông báo mẫu con dấu mới cho Phòng Đăng ký kinh doanh.
Thông báo cho các bên liên quan:
Doanh nghiệp cần thông báo về việc thay đổi địa chỉ kinh doanh cho các bên liên quan sau như: Đối tác và khách hàng, ngân hàng (nơi doanh nghiệp mở tài khoản giao dịch), cơ quan bảo hiểm xã hội, các cơ quan nhà nước khác, Sở Thông tin và Truyền thông.
Cập nhật thông tin trên hóa đơn điện tử và các tài liệu nội bộ:
Khi đã thay đổi địa chỉ công ty, doanh nghiệp phải:
Ngừng sử dụng hóa đơn cũ có địa chỉ cũ và phát hành hóa đơn điện tử với địa chỉ mới, đảm bảo thông tin khớp hoàn toàn với GCNĐKDN mới.
Cập nhật địa chỉ trên hợp đồng lao động, hợp đồng kinh tế, biên bản, quy chế nội bộ và tất cả các tài liệu hành chính khác. Đồng thời điều chỉnh địa chỉ trên bảng hiệu, website, email, danh thiếp và các ấn phẩm quảng cáo.
Các công việc hậu cần khác:
Di chuyển tài sản và thiết bị văn phòng đến địa điểm mới.
Lắp đặt lại hệ thống mạng, điện thoại, internet và các tiện ích cần thiết.
Đảm bảo an ninh và phòng cháy chữa cháy tại trụ sở mới.
Thông báo đến bưu điện để chuyển phát thư từ đến địa chỉ mới.
Lưu ý quan trọng khi thay đổi địa chỉ trụ sở chính công ty
Quá trình thay đổi địa chỉ công ty tiềm ẩn một số rủi ro pháp lý nếu doanh nghiệp không thực hiện đúng quy trình và tuân thủ thời hạn. Việc nắm rõ những lưu ý dưới đây sẽ giúp doanh nghiệp tránh được các sai sót đáng tiếc.
Thời hạn thông báo chính xác: Doanh nghiệp phải thực hiện đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp tại Phòng Đăng ký kinh doanh trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày có quyết định về việc thay đổi địa chỉ trụ sở chính.
Mức phạt theo Nghị định 168/2025/NĐ-CP (dự kiến): Theo các quy định hiện hành và dự kiến trong Nghị định mới, hành vi không đăng ký hoặc đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp không đúng thời hạn sẽ bị xử phạt hành chính. Mức phạt có thể từ vài triệu đồng đến hàng chục triệu đồng tùy thuộc vào thời gian chậm trễ và mức độ vi phạm.
Rủi ro về thuế và trách nhiệm hình sự:
Nếu doanh nghiệp chuyển trụ sở công ty khác quận/huyện/tỉnh mà không hoàn tất nghĩa vụ thuế tại cơ quan thuế cũ, hoặc không đăng ký thuế với cơ quan thuế mới đúng hạn, doanh nghiệp có thể bị xử phạt vi phạm hành chính về thuế, truy thu thuế, hoặc bị phong tỏa tài khoản.
Việc sử dụng hóa đơn có địa chỉ cũ sau khi đã thay đổi địa chỉ trên GCNĐKDN có thể khiến các hóa đơn đó không hợp lệ, ảnh hưởng đến chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp và hoàn thuế giá trị gia tăng.
Trong các trường hợp nghiêm trọng hơn, nếu việc thay đổi địa chỉ được thực hiện nhằm mục đích trốn thuế, lừa đảo, hoặc che giấu các hoạt động bất hợp pháp, chủ doanh nghiệp và những người có liên quan có thể phải đối mặt với trách nhiệm hình sự theo quy định của pháp luật.
Rủi ro về giao dịch và hợp đồng: Việc không cập nhật địa chỉ kịp thời có thể dẫn đến việc thư từ, thông báo, hoặc các giấy tờ pháp lý quan trọng bị gửi nhầm địa chỉ, làm chậm trễ hoặc bỏ lỡ các thông tin quan trọng, thậm chí ảnh hưởng đến hiệu lực của các hợp đồng.
Thẩm quyền giải quyết tranh chấp: Trong trường hợp xảy ra tranh chấp, địa chỉ trụ sở chính là căn cứ để xác định thẩm quyền của tòa án hoặc trọng tài. Nếu địa chỉ không được cập nhật chính xác, việc xác định thẩm quyền có thể gặp khó khăn.
Dịch vụ thay đổi địa chỉ công ty tại Hoàn Cầu Office
Với những quy định pháp luật ngày càng chặt chẽ và các thủ tục phức tạp liên quan đến thay đổi địa chỉ công ty, việc tự mình thực hiện có thể tốn nhiều thời gian, công sức và tiềm ẩn rủi ro sai sót.
Hoàn Cầu Office là đơn vị uy tín cung cấp dịch vụ tư vấn và thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở chính trọn gói, chuyên nghiệp, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí và đảm bảo tuân thủ đúng pháp luật. Với đội ngũ chuyên gia am hiểu sâu sắc về Luật Doanh nghiệp, Luật Thuế và các quy định liên quan, chúng tôi cam kết mang đến dịch vụ chất lượng cao nhất, bao gồm:
Tư vấn chi tiết về các điều kiện pháp lý, hồ sơ và quy trình thay đổi địa chỉ công ty phù hợp với từng trường hợp.
Hỗ trợ chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ cần thiết, soạn thảo biên bản họp, quyết định, giấy đề nghị thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp theo đúng quy định.
Thay mặt doanh nghiệp nộp và làm việc với Phòng Đăng ký kinh doanh, cơ quan thuế, cơ quan bảo hiểm xã hội để hoàn tất các thủ tục chuyển địa điểm kinh doanh và đăng ký thuế.
Tư vấn các công việc hậu kỳ sau khi thay đổi địa chỉ như cập nhật thông tin trên hóa đơn, con dấu, thông báo cho đối tác, ngân hàng.
Ngoài ra, Hoàn Cầu Office còn cung cấp các dịch vụ chuyên nghiệp khác như dịch vụ kế toán thuế, dịch vụ thành lập công ty và cho thuê văn phòng ảo, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hoạt động và phát triển bền vững. Liên hệ đến hotline: 0901.6688.35 hoặc truy cập hoancauoffice.vn để tìm hiểu thêm về các giải pháp toàn diện cho doanh nghiệp.
Một số câu hỏi thường gặp
1. Thay đổi địa chỉ doanh nghiệp có cần phải thông báo tới cơ quan thuế không?
Có. Nếu thay đổi địa chỉ mà không làm thay đổi cơ quan thuế quản lý, doanh nghiệp cần nộp Thông báo thay đổi thông tin đăng ký thuế (mẫu 08-MST). Nếu thay đổi địa chỉ khác quận/huyện/tỉnh làm thay đổi cơ quan thuế, doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục chốt thuế tại cơ quan thuế cũ và đăng ký thuế ban đầu với cơ quan thuế mới.
2. Thay đổi địa chỉ trụ sở kinh doanh có cần khắc lại con dấu không?
Không bắt buộc. Theo Luật Doanh nghiệp 2020, con dấu không bắt buộc phải có địa chỉ. Tuy nhiên, nếu con dấu cũ có khắc địa chỉ và bạn muốn thống nhất thông tin hoặc khắc lại con dấu không có địa chỉ, bạn có thể thực hiện.
3. Thời hạn để thông báo thay đổi đăng ký doanh nghiệp là bao lâu?
Tối đa 15 ngày kể từ ngày có quyết định về việc thay đổi. Việc chậm trễ có thể bị phạt hành chính theo Nghị định 168/2025/NĐ-CP.
4. Hồ sơ thay đổi địa chỉ trụ sở công ty cổ phần có gì khác so với công ty TNHH?
Về cơ bản, hồ sơ tương tự nhau. Điểm khác biệt chính là việc ban hành quyết định và biên bản họp.
Đối với công ty cổ phần, cần có Biên bản họp Đại hội đồng cổ đông và Quyết định của Đại hội đồng cổ đông về việc thay đổi trụ sở kinh doanh.
Trong khi đó, công ty TNHH 2 thành viên trở lên cần Biên bản họp và Quyết định của Hội đồng thành viên; công ty TNHH 1 thành viên cần Quyết định của Chủ sở hữu công ty.
Bài viết đã cung cấp một hướng dẫn toàn diện về thủ tục thay đổi địa chỉ công ty theo đúng yêu cầu pháp luật mới nhất, gồm điều kiện pháp lý, phân loại các loại thay đổi, hồ sơ cần nộp, thủ tục chi tiết, rủi ro pháp lý và các công việc cần làm sau khi đăng ký thành công. Đối với các doanh nghiệp cần chuyên môn hỗ trợ, Hoàn Cầu Office là lựa chọn lý tưởng để đảm bảo mọi khâu trong quá trình này đều diễn ra suôn sẻ và hợp pháp.
>>> Xem ngay cách nộp hồ sơ đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính online Tại đây
