Hồ sơ, thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội đơn giản 2021

Thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội khá đơn giản nhưng nhiều doanh nghiệp vẫn không biết hồ sơ cần chuẩn bị những gì, cách nộp ra sao,… Hoàn Cầu sẽ hướng dẫn cụ thể cách chốt sổ bảo hiểm cho doanh nghiệp trong bài viết dưới đây.

Ai có trách nhiệm chốt sổ bảo hiểm xã hội?

Chốt sổ bảo hiểm xã hội là việc cơ quan bảo hiểm ghi nhận quá trình tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp,… của người lao động.

Theo khoản 3 Điều 48 Bộ luật Lao động ban hành năm 2019: “Người sử dụng lao động có trách nhiệm hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp và trả lại bản chính của các loại giấy tờ mà người sử dụng lao động đang giữ của người lao động”.

Đồng thời, khoản 5 Điều 21 Luật Bảo hiểm xã hội ban hành năm 2014 cũng quy định rõ: “Người sử dụng lao động có trách nhiệm phối hợp với cơ quan bảo hiểm trả sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động, xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội khi người lao động chấm dứt hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc hoặc thôi việc theo đúng quy định của pháp luật”.

Như vậy, trách nhiệm chốt sổ bảo hiểm xã hội thuộc về người sử dụng lao động. Do đó, ngay khi chấm dứt hợp đồng với người lao động, người sử dụng lao động phải nhanh chóng thực hiện thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội. Nếu không, người sử dụng lao động sẽ bị xử phạt nặng theo đúng quy định của pháp luật. Mức phạt có thể lên tới 75.000.000 đồng.

Ai có trách nhiệm chốt sổ bảo hiểm xã hội?

Thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội như thế nào?

Theo Điều 23 Quyết định 595/QĐ-BHXH quy định, thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội được thực hiện như sau:

Bước 1: Thông báo giảm lao động

Hồ sơ thông báo giảm lao động bao gồm:

• Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế (mẫu TK1-TS).
• Tờ khai cung cấp và thay đổi thông tin đơn vị tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế (mẫu TK3-TS).
• Danh sách lao động tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm tai nạn (mẫu D02-TS).
• Bảng kê khai thông tin (mẫu D01-TS).
• Thẻ bảo hiểm y tế còn thời hạn sử dụng (01 người/bản).

Sau khi đã chuẩn bị xong các giấy tờ nói trên, doanh nghiệp gửi toàn bộ hồ sơ tới cơ quan bảo hiểm nơi doanh nghiệp tham gia.

Bước 2: Chốt sổ bảo hiểm xã hội

Hồ sơ chốt sổ bảo hiểm xã hội gồm những loại giấy tờ sau:

• Tờ khai đơn vị tham gia và điều chỉnh bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế (mẫu TK3-TS).
• Danh sách lao động tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm tai nạn (mẫu D02-TS).
• Bảng kê khai thông tin (mẫu D01-TS).
• Sổ bảo hiểm xã hội.
• Công văn chốt sổ bảo hiểm xã hội của đơn vị (D01b-TS).

Doanh nghiệp hoàn tất hồ sơ và gửi đến cơ quan bảo hiểm qua phần mềm bảo hiểm xã hội hoặc qua đường bưu điện để được giải quyết.

Chốt sổ bảo hiểm cần những giấy tờ gì?

Chốt sổ bảo hiểm xã hội mất bao lâu?

Theo khoản 2 và khoản 3 thuộc Điều 47 của Bộ luật Lao động được ban hành năm 2017: Trong thời gian 07 ngày kể từ khi chấm dứt hợp đồng lao động, cả người lao động và sử dụng lao động đều có trách nhiệm thanh toán đầy đủ các khoản có liên quan đến quyền lợi mỗi bên. Trường hợp đặc biệt có thể kéo dài thời gian chốt sổ nhưng không được quá 30 ngày.

Ngoài ra, theo khoản 4 Điều 29 về cấp sổ bảo hiểm xã hội của Quyết định 595/2017/QĐ-BHXH, thời gian xác nhận sổ bảo hiểm xã hội không quá 05 ngày kể từ khi cơ quan có thẩm quyền nhận đủ hồ sơ theo quy định.

Lưu ý khi làm thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội

• Trước khi chốt sổ bảo hiểm xã hội, doanh nghiệp phải tiến hành thủ tục thông báo giảm lao động.
• Trong vòng 7 ngày (chậm nhất là 30 ngày) từ khi người lao động thôi việc, doanh nghiệp phải nộp hồ sơ lên cơ quan bảo hiểm xã hội. Nếu thời gian báo giảm và báo chốt sổ bảo hiểm xã hội trễ hơn so với thời gian nghỉ thực tế của người lao động, doanh nghiệp sẽ bị truy thu lãi suất chậm nộp hồ sơ theo quy định.
• Nếu doanh nghiệp thực hiện báo giảm và báo chốt sổ thì chỉ cần nộp hai loại hồ sơ này trong một lần.
• Trong quá trình đợi giải quyết hồ sơ, người sử dụng lao động phải thanh toán hết số tiền đóng bảo hiểm xã hội cho người lao động. Nếu không, quy trình sẽ bị dừng lại. Bảo hiểm xã hội sẽ mặc định người lao động còn tham gia bảo hiểm tại công ty và số tiền đóng bảo hiểm vẫn được cập nhật bình thường. Khi hoàn thành hồ sơ, cơ quan bảo hiểm sẽ tự trừ lại số tiền phải đóng.

Lưu ý khi làm thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội

Dịch vụ đăng ký bảo hiểm xã hội tại Hoàn Cầu

Trên đây là toàn bộ thông tin cần thiết về thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội mà Hoàn Cầu muốn gửi tới quý khách. Hoàn Cầu là một trong những đơn vị cung cấp dịch vụ đăng ký bảo hiểm xã hội uy tín nhất tại TPHCM. Dịch vụ của chúng tôi bao gồm:

• Tư vấn về pháp luật, trình tự, thủ tục thực hiện nghĩa vụ bảo hiểm cho người sử dụng lao động và người lao động.
• Tư vấn về hồ sơ, tài liệu cùng các giấy tờ liên quan đến thủ tục bảo hiểm xã hội.
• Thay mặt khách hàng chuẩn bị giấy tờ và nộp hồ sơ tại các cơ quan quản lý có thẩm quyền.
• Tư vấn các quy định pháp luật khác có liên quan.

Nếu còn thắc mắc về thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội hay bất cứ vấn đề pháp lý nào, quý khách có thể liên hệ Hoàn Cầu để nhận tư vấn và hỗ trợ trực tiếp.

TÌM HIỂU THÊM: Thủ tục bổ sung ngành nghề kinh doanh